excel如何在多个工作表满足条件的值

时间: 2023-01-26

我们可能熟悉使用INDEX、SMALL等在给定单列或单行数组的情况下，返回满足一个或多个条件的值的列表。这是一项标准的公式技术。

我们之前讲述了一种方法，给定由多个列组成的单元格区域，从该区域返回由所有非空单元格组成的单个列。可以很容易地验证，在该公式中的单个条件可以扩展到多个条件，因此，我们现在有了从一维数组和二维数组中生成单列列表的方法。

那么，可以更进一步吗？“三维”是经常应用于Excel中特定公式的通用术语，这些公式不仅可以对单列或单行进行操作，也可以对由多列或多行组成的单元格区域进行操作，还可以有效地对多个工作表进行操作。

本文提供了一种方法，在给定一个或多个相同布局的工作表的情况下，可以创建另一个“主”工作表，该工作表仅由满足特定条件的所有工作表中的数据组成。并且，这里不使用VBA，仅使用公式。

假设我们想从下面三个工作表中整理数据：

工作表Sheet1：

图1

工作表Sheet2：

图2

工作表Sheet3：

图3

想要创建一个主工作表Master，其数据来源于上面三个工作表中列D中的值为“Y”的数据：

图4

解决方案

首先，定义下面两个名称：

名称：Sheet3

引用位置：={“Sheet1″,”Sheet2″,”Sheet3”}

名称：Arry1

引用位置：=MMULT(0+(ROW(INDIRECT(“1:”&COUNTA(Sheets)))>=TRANSPOSE(ROW(INDIRECT(“1:”&COUNTA(Sheets))))),TRANSPOSE(COUNTIF(INDIRECT(“‘”&Sheets&”‘!D2:D10″),”Y”)))

可以根据实际情况，修改工作表列表和数据范围（D2:D10）。

在工作表Master的单元格G1中，输入下面的公式：

=SUMPRODUCT(COUNTIF(INDIRECT(“‘”&Sheets&”‘!D2:D10″),”Y”))

在工作表Master的单元格A2中输入下面的数组公式：

=IF(ROWS($1:1)>$G$1,””,INDEX(INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,MATCH(TRUE,Arry1>=ROWS($1:1),0))&”‘!A2:F10”),SMALL(IF(INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,MATCH(TRUE,Arry1>=ROWS($1:1),0))&”‘!D2:D10″)=”Y”,ROW(INDIRECT(“1:”&$G$1))),IFERROR(1+ROWS($1:1)-LOOKUP(ROWS($1:1),1+Arry1),ROWS($1:1))),COLUMNS($A:A)))

向下和向右拖放公式至合适的位置。

工作原理

先看看相对简单的单元格G1中的公式，该公式用于确定返回结果的数量：

=SUMPRODUCT(COUNTIF(INDIRECT(“‘”&Sheets&”‘!D2:D10″),”Y”))

如果不熟悉跨多个工作表使用公式的技术，那么应记下使用INDIRECT的这种公式构造，因为它实际上是我们执行此类计算的唯一方法。上述公式转换为：

=SUMPRODUCT(COUNTIF(INDIRECT(“‘”&{“Sheet1″,”Sheet2″,”Sheet3″}&”‘!D2:D10″),”Y”))

然后，将这组代表工作表名称的文本字符串的两端连接，在后面是所使用的工作表区域（D2:D10），在前面用单个撇号连接。尽管在工作表的名称中不包含空格的情况下，并不需要这样，但是这样做将更好更通用。这样，公式转换为：

=SUMPRODUCT(COUNTIF(INDIRECT({“‘Sheet1’!D2:D10″,”‘Sheet2’!D2:D10″,”‘Sheet3’!D2:D10″}),”Y”))

因为COUNTIF函数能够操作三维单元格区域，并且SUMPRODUCT函数提供了必要的强制转换，使得INDIRECT函数返回一组单元格引用，而不仅仅是一个，因此公式转换为：

=SUMPRODUCT({3,2,1})

其中数组的值由3、2、1组成，与工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3的列D中包含“Y”的数量一致。该公式的最后结果为：

接下来，看看单元格A2中的主公式：

在IF函数中的前半部分很简单，如果拖放的行数超过了可能获得的结果数量，则为空。

在公式中使用了定义的名称Arry1：

=MMULT(0+(ROW(INDIRECT(“1:”&COUNTA(Sheets)))>=TRANSPOSE(ROW(INDIRECT(“1:”&COUNTA(Sheets))))),TRANSPOSE(COUNTIF(INDIRECT(“‘”&Sheets&”‘!D2:D10″),”Y”)))

这种公式构造可以有效地动态生成汇总小计，并且是使用标准的SUBTOTA/OFFSET函数组合的替代方法。

依次看看传递给MMULT函数的数组。第一个是：

0+(ROW(INDIRECT(“1:”&COUNTA(Sheets)))>=TRANSPOSE(ROW(INDIRECT(“1:”&COUNTA(Sheets)))))

转换为：

0+(ROW(INDIRECT(“1:”&3))>=TRANSPOSE(ROW(INDIRECT(“1:”&3))))

转换为：

0+({1;2;3}>=TRANSPOSE({1;2;3}))

转换为：

0+({1;2;3}>={1,2,3})

两个正交数组进行比较，一个是3行1列，一个是1行3列，得到一个3行3列的数组，该数组由9个TRUE/FALSE值组成：

0+({TRUE,FALSE,FALSE;TRUE,TRUE,FALSE;TRUE,TRUE,TRUE})

转换为1/0值组成的数组：

{1,0,0;1,1,0;1,1,1}

另外一个传递给MMULT函数的数组是：

TRANSPOSE(COUNTIF(INDIRECT(“‘”&Sheets&”‘!D2:D10″),”Y”))

转换为：

TRANSPOSE({3,2,1})

得到：

{3;2;1}

因此，MMULT函数变为：

MMULT({1,0,0;1,1,0;1,1,1},{3;2;1})

结果是：

{3;5;6}

使用Arry1的值来替换主公式中的相应部分，先看看公式中的：

INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,MATCH(TRUE,Arry1>=ROWS($1:1),0))&”‘!A2:F10”)

转换为：

INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,MATCH(TRUE,{3;5;6}>=1,0))&”‘!A2:F10”)

转换为：

INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,1)&”‘!A2:F10”)

转换为：

INDIRECT(“‘”&”Sheet1″&”‘!A2:F10”)

转换为：

INDIRECT(“‘Sheet1’!A2:F10”)

因此，可以看到，对于A2中的公式，将返回Sheet1。例如，如果解构单元格A5中的公式，那么公式中的MATCH构造将如下所示：

MATCH(TRUE,Arry1>=ROWS($1:4),0)

唯一发生变化的是引用ROWS($1:4)而不是ROWS($1:1)，结果转换为：

MATCH(TRUE,{3;5;6}>=4,0)

得到2，这样将引用工作表Sheet2。

实际上，该技术的核心为：通过生成动态汇总小计数量的数组，该小计数量由来自每个工作表中符合条件（即在列D中的值为“Y”）的行数组成，然后将公式所在单元格相对行数与该数组相比较，以便有效地确定公式所在行中要指定的工作表。因此，主公式中的子句：

INDEX(INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,MATCH(TRUE,Arry1>=ROWS($1:1),0))&”‘!A2:F10”),SMALL(IF(INDIRECT(“‘”&INDEX(Sheets,MATCH(TRUE,Arry1>=ROWS($1:1),0))&”‘!D2:D10″)=”Y”,ROW(INDIRECT(“1:”&$G$1))),IFERROR(1+ROWS($1:1)-LOOKUP(ROWS($1:1),1+Arry1),ROWS($1:1))),COLUMNS($A:A))

可转换为：

INDEX(Sheet1!A2:F10,SMALL(IF(Sheet1!D2:D10=”Y”,ROW(INDIRECT(“1:”&$G$1))),IFERROR(1+ROWS($1:1)-LOOKUP(ROWS($1:1),1+Arry1),ROWS($1:1))),COLUMNS($A:A))

先看看上面公式中的SMALL函数部分：

IF(Sheet1!D2:D10=”Y”,ROW(INDIRECT(“1:”&$G$1)))

转换为：

IF({“Y”;0;”Y”;”Y”;0;0;0;0;0}=”Y”,ROW(INDIRECT(“1:”&6)))

转换为：

IF({TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE},{1;2;3;4;5;6})

得到：

{1;FALSE;3;4;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE}

这里，可以看到数组中的1、3和4对应于工作表Sheet1列D中为“Y”的相对行号。现在要做的就是将该数组传递给SMALL函数并确定参数k，这实际上是整个解决方案中最难的部分，因为与我们将这种构造应用于由单列组成的数组不同（例如，在这种情况下，对于连续行，可以简单地将参数k增加1），而这里必须考虑：当要求Sheet2返回值时，以及要求Sheet3返回值时，该参数将被“重置”为1。为此，这里使用：

IFERROR(1+ROWS($1:1)-LOOKUP(ROWS($1:1),1+Arry1),ROWS($1:1))

为理解这个公式构造是如何工作的，我们可暂时将其作为独立的数组公式，输入到某单元格中，然后向下拖放以了解其生成的值。实际上，将该公式从A2向下拖至A7，可转换为：

IFERROR(1+{1,2,3,4,5,6}-LOOKUP({1,2,3,4,5,6},1+Arry1),{1,2,3,4,5,6})

转换为：

IFERROR(1+{1,2,3,4,5,6}-LOOKUP({1,2,3,4,5,6},1+{3;5;6}),{1,2,3,4,5,6})

转换为：

IFERROR(1+{1,2,3,4,5,6}-{#N/A,#N/A,#N/A,4,4,6},{1,2,3,4,5,6})

转换为：

=IFERROR({#N/A,#N/A,#N/A,1,2,1},{1,2,3,4,5,6})

得到：

{1,2,3,1,2,1}

正是我们需要的参数k的值，即在工作表Sheet1中匹配第1、第2和第3小的行，在工作表Sheet2中匹配第1和第2小的行，在工作表Sheet3中匹配第1小的行。